トヨクモ スケジューラーでは外部の方（社外の方）に自分のスケジュールを共有して日程調整をすることが可能です。
※日程調整を依頼された場合のヘルプページは、日程調整を依頼された人の利用方法を確認してください。
設定方法
1.空き時間をクリックします。
2.予定の参加者を選択します。
参加条件の編集から、全てのメンバーを参加させるか、誰か1人を参加させるかか選択が可能です。
3.空き時間をシェアをクリックし、社外との日程調整ページを作成をクリックします。
4.日程調整ページの設定を行い、保存を押します。
(1) 設定名と予定タイプの設定です。どちらも日程調整を依頼された人からは確認できる項目ではありません。設定名については、管理するための項目で予定などには表示されません。
(2)(3) 予定が入る開始日と調整できる期間の設定です。
画像内の設定の場合、アクセスした日から3日後から2週間分のスケジュールが公開されます。
例）11月1日にアクセスした場合は11月4日〜11月17日までの2週間
11月15日にアクセスした場合は11月18日〜12月1日までの2週間で日程調整が可能です。
(4) 日程調整をする曜日と時間帯、予定の長さを設定することが可能です。
画像内の設定の場合、月〜金曜の祝日を除いた13:00〜17:00に日程調整が可能です。
前後の確保時間を設定すると、予定の前後に指定した時間を確保できる場合のみ、調整可能と表示されます。
(5) オンライン会議かどうか設定が可能です。事前にオンライン会議連携をしていて、オンライン会議のツールを選択した場合は、自動的に選択したツールのミーティング用URLが発行されます。
この設定をすることで、日程調整後に改めてミーティングURLを共有する必要もなくなります。
(6) 日程調整ページに記載するメモ欄です。ここに記載した内容は日程調整を依頼された人も確認ができます。
(7) 予定の通知設定です。予定開始の何分前に通知をするか設定ができます。
(8) 非公開予定として登録する場合はチェックをします。チェックが入っている場合は非公開予定として登録されます。
5.保存内容を確認し、参加者以外に日程調整完了の案内を送りたいユーザーがいる場合は追加の設定を行います。
参加者以外にも外部の方との日程調整が完了したことを通知したい人がいる場合、「+参加者以外にも送信」をクリックします。
ここで表示される画面で選択されたユーザーと、予定に元々参加しているユーザーには、外部の人が日程を登録した際にメールや通知が送られます。
※選択したユーザーや参加者が通知を受け取らない設定の場合、日程調整が完了してもメールや通知が送られません。通知設定については 通知の設定方法 をご覧ください。
6.共有用URLの設定を行います。
参加者以外にも日程調整が完了したことを通知したい人がいれば追加する
URLはそのままでも問題ないですが、お好きな文字列に編集ができるので、用途にあった名称やご自身の名前や会社名などを組み合わせた文字列に編集していただくことを強くおすすめします。
鉛筆マークを押し、お好きな文字列を入力した後に、チェックマークを押したら変更完了です。
リンクのマークを押すとURLのコピーが可能です。
7.作成されたURLを社外の方に共有をして完了です。
あとは日程が登録されるのを待つだけです。
※ちなみに日程調整用（日程調整を依頼された方用）のURLにアクセスすると以下のような画面が表示されます。
終日予定の場合は調整不可とはなりません。
8.日程が登録されると以下のように表示されます。
予定のタイトルの先頭に［日程調整］と自動的に登録され、予定登録者の名前がタイトルとなり、連絡事項があった場合はメモ欄に追加されます。
日程調整ページを確認すると、予定が入ったことで選択不可となりました。
リアルタイムで反映されるため、日程が重複する心配もありません。
補足
なお、3で「空き時間をテキストでコピー」を選択した場合は、空き時間をテキスト化することも可能です。
ただ、テキスト化した場合はこの内容をメールなどに貼り付けて送ることになりますので、リアルタイムで反映されることはありません。
テキストではなくURLで日程調整する方法を強く推奨します。